一、机构沿革

　　yl6809永利皇宫yl6809永利皇宫前身为1987年成立的党委办公室档案科，1990年划归院长办公室，1991年更名为综合档案室，2004年9月设立档案室，将原隶属人事处的人事档案室划归档案室管理，同年12月增加学生档案室，承担学生档案的收发、存放和转递业务。2010年4月，档案室更名为yl6809永利皇宫，为处级建制。为更好适应新形势下档案管理工作需要，人事档案后又重新划归人事处，学生档案划归学生工作处集中统一管理。目前，yl6809永利皇宫主要业务为学校综合档案的收整与管理，有专职档案管理人员5名。

　　二、馆藏概况

　　馆藏档案始于1951年，由于学院调整，1958年至1962年间部分档案移交烟台市yl6809永利皇宫。截止2023年底，馆藏纸质档案总数为70568卷，照片档案6586张，实物档案776件，电子档案276T。1951—1994年的馆藏档案实行年度—组织机构分类法，1995年以后的馆藏档案实行实体分类法。

　　三、基础设施建设

　　本馆馆舍建筑总面积620平方米，其中档案库房面积为518平方米。档案库房配有空调、新风、空气消毒机、防盗防火自动报警系统、监控系统、灭火器、除湿器、吸尘器等设备，达到“十防”功能规范要求。为适应新形势下的工作需要，yl6809永利皇宫还配有高速扫描仪、成册扫描仪、彩色打印机、复印机、照相机、光盘刻录机等器材。

　　四、规章制度建设

　　档案工作坚持依法治档，规范管理。以《中华人民共和国档案法》《山东省档案工作科学化管理规范》《高等学校档案管理办法》等为准绳，结合学校实际，先后制定了《yl6809永利皇宫档案工作管理办法》《yl6809永利皇宫兼职档案员工作制度》《yl6809永利皇宫档案借阅查询制度》《yl6809永利皇宫yl6809永利皇宫库房管理制度》《yl6809永利皇宫档案工作安全保密制度》《yl6809永利皇宫档案统计工作制度》等一系列档案工作规章制度。通过制度建设，进一步明确了各部门分管档案领导的工作职责和专兼职档案工作人员的岗位职责，理顺了档案工作关系，规范了档案工作管理，使学校档案工作有法可依，部门立卷有章可循。

　　五、档案资源体系建设

　　yl6809永利皇宫不断加强业务指导，每年完成包括党政、教学、科研、基建、财会等10个门类纸质档案的归档入库和相应电子文件的接收进馆，做到档案资源应归尽归、应收尽收。同时，树立“大档案”资源观念，注重对声像档案、实物档案的收集工作，鼓励通过捐赠等多种形式面向广大师生、校友征集与学校历史发展紧密相关的实物档案、声像档案，进一步丰富馆藏。

　　六、档案信息化建设

　　重视档案信息化建设，加快档案数字化进程。2014年，开始启用南大之星档案管理系统。近年来，筹备升级智慧校园档案管理系统，目前已完成网络信息化项目立项。为了实现“数据多跑路，用户少走步”，上线了“校友远程查档系统”，校内推出“档案查阅/借阅申请平台”，实现档案服务由线下向线上转化，从管理者和服务对象双维度提升服务体验。自2018年开始，陆续对本专科录取新生名册等常用教学档案进行数字化加工，形成了约24GB数字化文件，20万余条著录信息。2023年，制定了档案数字化计划，计划用4年时间先期完成教学档案的数字化工作。截止2024年10月份，已完成10万页教学档案扫描，10万条信息著录。

　　七、档案利用体系建设

　　牢固树立为学校服务、为师生服务、为校友服务、为社会服务的档案服务意识，为广大师生和校友提供档案查阅、复印档案材料、办理出国证明等服务。近年来，档案查证工作任务较为繁重，接待查证者人次、查阅档案卷次、复印档案材料份数逐年增加，近三年为在校师生和毕业校友提供查证服务近 7434人次。档案利用在服务学校中心工作、保障校友权益等方面效果不断增强，档案资政育人作用不断深化。

　　八、档案开发与编研

　　充分利用馆藏档案资源，先后编写了《yl6809永利皇宫大事记》、《yl6809永利皇宫机构组织沿革》、《校史简编》、《yl6809永利皇宫全宗介绍》、《校园精神文明建设文件汇编》、《yl6809永利皇宫校庆材料汇编》、《yl6809永利皇宫年鉴》等多种编研成果。

　　九、社会荣誉

　　1998年、2005年yl6809永利皇宫被山东省教育厅、山东省档案局评为档案管理“省一级”先进单位，1999年学校人事档案被国家组织部授予“国家一级”先进单位。2021年，yl6809永利皇宫荣获山东高校档案科学研究组织奖。