（青农大校字〔2017〕93号）

      第一章 总 则

　　第一条 为进一步加强学校档案工作，提高档案管理水平，促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设，使之为学校建设发展提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法规，结合学校实际，制定本办法。

　　第二条 本办法所称的档案，是指我校各部门、各单位在从事党政管理、教学、科研、基本建设、财务管理、设备管理、人事管理、外事、生产等活动中直接形成并积累下来的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录。

　　第三条 档案工作是维护学校历史面貌的重要的基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，须纳入学校发展的整体规划，在人员编制、档案库房、管理设施和经费等方面予以保障。

　　第四条 学校档案工作的方针是科学规划、依法管理。在加强档案的收集整理工作、注重有效保护和利用历史档案资源的同时，不断加强档案信息化建设，充分发挥档案的信息递延效应。

　　第五条 学校档案工作的原则是学校统一领导、集中管理。各部门、各单位在布置、检查、验收、总结业务工作的同时，档案工作要同步进行。

　　第六条 学校档案工作的方法是档案材料形成单位、项目组立卷归档，并坚持在档案材料形成过程中做好预立卷工作。yl6809永利皇宫要履行好对全校档案工作的指导、检查、监督责任。

　　第二章 领导体制、机构及职责

　　第七条 按照《高等学校档案管理办法》第五条规定，学校档案工作由校长领导，并履行以下职责：

　　（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度；

　　（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

　　（三）建立健全与办学规模相适应的学校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

　　（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

　　分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

　　第八条 学校档案工作在业务上接受山东省档案局和省教育厅的指导。

　　第九条 yl6809永利皇宫是档案工作的职能部门，负责对全校档案工作实行指导、监督与检查，其主要职责是：

　　（一）宣传贯彻《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律、法规，组织制定学校档案工作规划和档案管理工作的规章制度，并贯彻落实；

　　（二）负责学校各类档案归档、建档工作，并对全校各单位的档案工作进行指导、监督和检查；

　　（三）加强档案队伍建设。建立健全兼职档案员队伍，组织全校专、兼职档案工作人员的业务培训；

　　（四）负责学校各类档案的保管和利用工作。在做好安全、保密工作的基础上，积极开展档案信息咨询服务；

　　（五）编制学校各类档案检索工具，汇编各类档案参考资料，积极开展档案的编研工作；开展校内外档案学术研究和交流活动；

　　（六）负责年鉴的编辑出版，收集、整理校史资料，协助相关部门做好校史编纂工作；

　　（七）加强档案信息化建设，完善服务设施；

　　（八）负责组织档案鉴定、销毁工作；

　　（九）总结交流档案工作经验，组织开展档案工作检查和评比活动；

　　（十）完成上级下达的各项档案工作任务和领导交办的其它工作。

　　第十条 学校具有独立法人资格的附属单位，或某些需要特殊条件保管或利用频繁并且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立档案室单独管理。其档案室行政上受所在单位管理，业务上接受学校yl6809永利皇宫指导、监督与检查。

　　第十一条 学校机关各部门、直属单位、学院（部、中心、所）等，要将档案工作纳入其职责范围，由一名负责人负责分管档案工作，并配备兼职档案工作人员，负责本部门、本单位档案的收集、整理和归档工作。兼职档案工作人员队伍应当保持相对稳定。

　　第十二条 兼职档案工作人员的主要职责是：

　　（一）贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定，制定本部门、本单位档案工作计划；

　　（二）按照立卷归档程序，做好本部门、本单位档案预立卷工作，完善应归档文件材料的形成积累；

　　（三）将收集、积累的文件材料整理、组卷、装订，做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向学校yl6809永利皇宫移交；

　　（四）做好存放在本部门、本单位的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

　　第三章档案材料立卷归档及移交

　　第十三条 学校yl6809永利皇宫要建立和完善各类材料的立卷归档制度，并实行纸质档案和电子档案双轨并行的立卷归档管理办法。应归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。

　　第十四条 学校档案的分类，以及各类文件材料的归档范围和保管期限，按照国家有关法律法规执行。yl6809永利皇宫应结合学校实际，以档案全宗管理为基础，制定符合工作需要的《yl6809永利皇宫档案实体分类办法》，强化对档案业务工作的监督和指导。

　　第十五条 学校各部门、各单位在教学、科研、党政管理等活动中（包括个人在教学、科研、党政管理等职务活动中）所形成的文件材料，由各部门按照学校yl6809永利皇宫制定的档案整理组卷规则组卷，经yl6809永利皇宫检查合格后向yl6809永利皇宫移交。

　　第十六条 学校职能部门档案归口为：全校性、综合性材料由党政办公室负责立卷归档；科研项目的立卷归档，由校科技处与各科研项目承担单位双重管理监督，项目组负责立卷归档；其余按各职能部门分工负责相应材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的，由主管部门负责，其他部门协办。

　　校属各单位负责本单位档案的立卷归档工作。

　　第十七条 档案密级的划分由立卷归档单位提出，归档单位用铅笔将密级标明在案卷封面上，经学校保密委员会审核后再明确标注在案卷封面上。

　　第十八条 归档材料的范围

　　（一）党群类

　　主要包括党委及党委各部门、工会、团委、民主党派等单位在各项工作中形成的文字、图片、录音、视频等材料。

　　（二）行政管理类

　　主要包括校行政及行政管理部门在各项管理活动中产生的文字、图片、录音、视频等材料。

　　（三）教学类

　　主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动中产生的文字、图表、录音、视频等材料。

　　（四）科学研究类

　　主要包括：上级下达、社会委托及我校安排的并已通过鉴定或验收的科研项目的全部材料（包括课题从开始到结束的全部文字材料以及与课题有关的其它文字材料、图纸、图像、照片、成果奖的奖状原件、奖励证书、自制件等）。

　　（五）基本建设类

　　主要包括学校在基本建设中产生的文字、图纸等材料。

　　（六）仪器设备类

　　主要包括各种国产和国外引进价值在五万元以上的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料；我校自制革新改造的各种设备仪器的全部设计材料、计算材料、图纸、说明书、鉴定书等。

　　（七）产品生产与科技开发类

　　主要包括我校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录音、视频等资料。

　　（八）出版物类

　　主要包括我校编辑出版的校报、学报及其他学术刊物的实物及其审稿单、原稿、出版发行记录等材料。

　　（九）外事类

　　主要包括我校出国考察、讲学、合作研究、留学、进修的人员及聘请的外籍、港澳专家在教学、科研及其他有关活动中所形成的文件材料、图片、录音、视频等资料。

　　（十）财会类

　　主要包括学校在会计核算中形成的各种原始凭证、记帐凭证，各种会计帐薄，经费预决算，月、季、年度会计报表以及其它有关材料。

　　（十一）声像类

　　凡是反映我校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种图片，音、视频资料及其相配套的文字材料。

　　（十二）实物类

　　主要包括学校在各项重大活动中收集的有保存价值的领导人的题词、名人的赠书、赠画，国内外赠送的礼品及机构沿革的印鉴等。

　　第十九条 归档文件材料应符合下列要求：

　　（一）归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档；

　　（二）归档文件材料要遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷；

　　（三）归档文件材料用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具；

　　（四）案卷标题要简明确切，编制卷内目录应符合规范要求；

　　（五）立卷归档文件材料要符合档案计算机管理要求，网上著录应与纸质档案立卷同步进行；

　　（六）电子文件归档按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》执行。

　　第二十条 档案的移交

　　（一）各职能部门按年度归档，在次年六月底前向yl6809永利皇宫移交；

　　（二）各教学单位本学期毕（结）业的学生材料，应在培养周期结束的当年12月底前向yl6809永利皇宫移交；当年度新生档案材料应于十一月底前移交yl6809永利皇宫；

　　（三）科研档案应在项目完成后两个月内向yl6809永利皇宫移交；基建档案应在项目完成后三个月内向yl6809永利皇宫移交。

　　（四）当年的财务档案，在会计年度结束后，于次年六月底前向yl6809永利皇宫移交；

　　（五）yl6809永利皇宫接收档案时，应履行相关手续，填写档案移交清单一式两份，交接双方签字盖章。档案移交清单由yl6809永利皇宫和立卷归档单位分别保存。

　　第二十一条 列入立卷归档范围的档案（包括个人在职务活动中形成的各种文字、图片、视频材料、证书、实物等），应按照规定向yl6809永利皇宫移交，集中管理，不得据为己有。个人在非职务活动中形成的有保存价值的各种载体的材料，yl6809永利皇宫可通过征集、代管等多种形式进行管理。

　　第四章档案的管理

　　第二十二条 yl6809永利皇宫依据《yl6809永利皇宫档案实体分类办法》，对馆藏档案进行分类、编号、排架。以便于检索为原则编写全宗指南，编制案卷目录和其它检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。并根据档案的保密程度确定利用范围，建立档案查、借阅等审批制度，做好档案的利用登记。

　　第二十三条 yl6809永利皇宫要加强研究、改进档案保护技术和措施，及时修复或复制已破损和字迹褪色的档案。建立健全档案库房管理制度，落实防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施，确保档案安全。

　　第二十四条 yl6809永利皇宫要组织好档案的鉴定工作。保管期限已满的档案，由yl6809永利皇宫组织有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁报告，编制销毁清册，经有关部门同意，报主管领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案时，有关部门应派相关人员参与监督销毁工作，监销人员要在相关的销毁文件及清单上签字。

　　第二十五条 yl6809永利皇宫要建立档案检查、统计制度，定期对档案的收集、保管利用情况进行检查，对馆内有关档案数据进行统计，并按国家有关要求报送档案工作基础信息。

　　第二十六条 积极推进档案信息化建设，加快对馆藏档案的数字化进程，不断提高档案管理现代化水平。

　　第五章档案的利用和开放

　　第二十七条 yl6809永利皇宫要积极创造条件，按照国家有关规定向全校和社会开放档案。

　　第二十八条 学校档案主要供本校利用。其它单位或个人需查阅时，应持单位介绍信及本人身份证，经yl6809永利皇宫负责人同意后，方可查阅（本人档案除外）。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经主管校领导批准。

　　第二十九条 yl6809永利皇宫提供利用档案应遵循下列规定：

　　（一）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制；

　　（二）本校工作人员因工作需要，经单位负责人同意，可直接查阅本单位归档的档案；查阅非本单位归档的档案时，还须经立卷单位和yl6809永利皇宫负责人同意；

　　（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；

　　（四）外国机关或个人要求利用档案，按国家有关规定办理；

　　（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

　　第三十条 学校档案属于下列情况之一者不宜开放：

　　（一）涉及党和国家秘密的；

　　（二）涉及专利或技术秘密的；

　　（三）涉及个人隐私的；

　　（四）档案形成部门规定限制利用的；

　　（五）学校重要会议记录、纪要。

　　第三十一条 学校档案资料，一般不提供原件，加盖yl6809永利皇宫公章的复制件，与原件具有同等效力。对于重要的、珍贵的档案资料进行复制，须经yl6809永利皇宫负责人同意。

　　第三十二条 yl6809永利皇宫是学校出具档案证明的唯一合法部门，凡摘抄、复制的档案资料内容须经yl6809永利皇宫核准并加盖yl6809永利皇宫专章方能生效。复制档案一般由yl6809永利皇宫负责，并按规定合理收费。有关组织和个人利用其捐赠的档案，yl6809永利皇宫应无偿提供。

　　第三十三条 查、借阅档案必须严格遵守yl6809永利皇宫查、借阅制度，维护档案的完整和安全。学校档案原则上不外借，校内单位和个人确因工作急需，经yl6809永利皇宫负责人同意后方可借出。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查登记。如发现有损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关规定予以处理。

　　第六章奖励与处罚

　　第三十四条 yl6809永利皇宫应根据档案工作实际，明确岗位责任，建立健全档案工作检查、考核工作机制。

　　第三十五条 有下列事迹的单位和个人，学校给予表彰与奖励：

　　（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

　　（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

　　（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

　　（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校yl6809永利皇宫的；

　　（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

　　第三十六条 有下列行为之一的，学校将对主管人员和直接责任人依据国家有关法律和学校规定给予处罚；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

　　（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　　（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　　（三）涂改、伪造档案的；

　　（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

　　（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

　　（六）其他违反档案法律法规的行为。

　　第七章附 则

　　第三十七条 本办法自公布之日起施行。

　　第三十八条 本办法由学校yl6809永利皇宫负责解释。